時(shí)間：2023-03-08 15:31:19
序論：在您撰寫(xiě)公文培訓(xùn)情況報(bào)告時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
培訓(xùn)時(shí)間：2天
培訓(xùn)形式：
講授、討論、演練、糾錯(cuò)等
培訓(xùn)目的：
1、了解企業(yè)公文寫(xiě)作的重要性；
3、掌握基本的公文寫(xiě)作要點(diǎn)及規(guī)范；
4、掌握商務(wù)公文的寫(xiě)作流程與技巧；
5、了解和避免公文寫(xiě)作的常見(jiàn)問(wèn)題；
6、提升、拔高企業(yè)員工的公文寫(xiě)作能力。
培訓(xùn)對(duì)象：
力資源部。
培訓(xùn)背景：
在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈和信息時(shí)代高速發(fā)展的今天，商務(wù)文書(shū)已成重要的作用，公文寫(xiě)作的好壞直接影響企業(yè)對(duì)外的品牌形象，對(duì)內(nèi)的信息傳達(dá)；商務(wù)文書(shū)是記錄企業(yè)運(yùn)營(yíng)的信息載體，是企業(yè)溝通力、執(zhí)行力的重要保障因素；高效規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳虅?wù)文書(shū)，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理水平的標(biāo)志，同時(shí)也是衡量評(píng)價(jià)員工任職能力的重要尺度之一，是管理者不可忽視的基本功；因此，公文寫(xiě)作值得企業(yè)及職業(yè)者的高度重視。
面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的要求——
往往不知如何下筆？
是用通知還是用函？
是用請(qǐng)示還是用報(bào)告？
辦公桌上的公文——
格式準(zhǔn)確嗎？
行文規(guī)范嗎？
用語(yǔ)得體嗎？
書(shū)本是怎么寫(xiě)的？
經(jīng)驗(yàn)是怎么說(shuō)的？
企業(yè)內(nèi)部又有什么特殊的規(guī)定？
例剖析,結(jié)合講師自身的行政管理經(jīng)驗(yàn)，顛覆純理論的傳統(tǒng)授課方式，增加課程的趣味性和互動(dòng)性，扭轉(zhuǎn)學(xué)員對(duì)公文寫(xiě)作“枯燥無(wú)用”的錯(cuò)誤觀念，掌握簡(jiǎn)單易行的公文寫(xiě)作技巧，使公文寫(xiě)作變得“快樂(lè)而簡(jiǎn)單”。
培訓(xùn)大綱：
第一部分：公文寫(xiě)作規(guī)范篇
一、公文寫(xiě)作課程導(dǎo)入
1、公文是美而有趣的！
2、“言而無(wú)文，行之不遠(yuǎn)”
4、譚小芳老師獨(dú)家：透過(guò)公務(wù)說(shuō)公文
分享：杜拉拉如何寫(xiě)公文？
二、公文寫(xiě)作概述
3、公文寫(xiě)作的基本原理
4、行政公文與一般公文的理解及誤區(qū)
三、公文寫(xiě)作步驟與意義
1、行政公文寫(xiě)作的一般步驟
3、行政公文寫(xiě)作的結(jié)構(gòu)和語(yǔ)言
4、學(xué)習(xí)行政公文寫(xiě)作的意義與方法
四、請(qǐng)示、報(bào)告與批復(fù)
1、什么情況下用請(qǐng)示？
3、什么情況下用批復(fù)？
4、如何寫(xiě)請(qǐng)示？
5、如何寫(xiě)報(bào)告？
6、如何寫(xiě)批示？
7、請(qǐng)示、報(bào)告的分類
（見(jiàn)三類模式表格）
五、計(jì)劃和總結(jié)培訓(xùn)篇
1、了解計(jì)劃的多種“變體”
2、了解計(jì)劃的時(shí)間限定
（練習(xí)、改錯(cuò)）
六、通報(bào)、通告及通知篇
1、結(jié)合單位性質(zhì)，辨析幾類常見(jiàn)公文
（練習(xí)、改錯(cuò)）
七、社交禮儀文書(shū)寫(xiě)作
1、社交禮儀文書(shū)目的
2、社交禮儀文書(shū)要求
3、社交禮儀文書(shū)種類
、情感信函
5、請(qǐng)柬請(qǐng)?zhí)?/p>
6、信紙信封
八、商務(wù)信函寫(xiě)作培訓(xùn)篇
1、寫(xiě)作要求“6個(gè)C”
、寫(xiě)作格式
3、常用標(biāo)注
4、商務(wù)信函樣例
5、商務(wù)傳真寫(xiě)法
九、經(jīng)濟(jì)（法律）文書(shū)寫(xiě)作
、經(jīng)濟(jì)文書(shū)特點(diǎn)
2、經(jīng)濟(jì)文書(shū)要求
3、意向書(shū)
4、合同
5、標(biāo)書(shū)
1、會(huì)議記錄
2、會(huì)議紀(jì)要
3、了解會(huì)議紀(jì)要的成文格式
（練習(xí)、改錯(cuò)）
1、電子公文概述
2、電子公文的特性
3、電子公文的制作
4、電子公文的歸檔
1、發(fā)文處理
2、收文處理
3、公文管理流程
4、范圍設(shè)限規(guī)則
5、歸口管理規(guī)則
第二部分：公文寫(xiě)作技能提升篇
一、掌握公文寫(xiě)作的規(guī)律
1、公文閱讀者的思維
2、公文的四個(gè)構(gòu)成要素
4、主動(dòng)寫(xiě)作與被動(dòng)寫(xiě)作的區(qū)別
5、通過(guò)公文表達(dá)主旨的五種方法
案例+練習(xí)：總經(jīng)理的通知
二、公文高效寫(xiě)作五步法
、收集材料
2、構(gòu)思大綱
3、起草初稿
4、修改潤(rùn)色
5、定稿發(fā)出
1、周知公務(wù)信息
2、溝通上下左右
3、建立規(guī)矩方圓
4、包容大事小情
5、處事張馳有度
、求財(cái)?shù)嗡宦?/p>
7、輕松不忘辦事
8、互通內(nèi)外有無(wú)
四、握住生花之“妙筆”
1、強(qiáng)化公文的規(guī)范性
3、用語(yǔ)與文種統(tǒng)一和諧
4、公文寫(xiě)作要正確使用名稱
5、公文寫(xiě)作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)點(diǎn)符號(hào)
6、公文寫(xiě)作的數(shù)字使用規(guī)則
7、公文寫(xiě)作計(jì)量單位的使用
9、提高商務(wù)公文的情感指數(shù)
10、公文運(yùn)用事例和引用的竅門
11、5W2H方法在公文寫(xiě)作中的作用
互動(dòng)：公文范例分析與常見(jiàn)弊病改錯(cuò)
1、精：公文的發(fā)文主旨
2、氣：公文的正式程度
3、神：公文的核心思想
4、韻：公文的線條結(jié)構(gòu)
課程簡(jiǎn)介：即便不是文字工作者，也會(huì)時(shí)常碰到文字煩惱。面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的要求，往往不知如何下筆？是用請(qǐng)示還是用報(bào)告？是用通知還是用函？辦公桌上的公文，格式準(zhǔn)確嗎？行文規(guī)范嗎？用語(yǔ)得體嗎？書(shū)本是怎么寫(xiě)的？經(jīng)驗(yàn)是怎么說(shuō)的？企業(yè)內(nèi)部又有什么特殊的規(guī)定？本課程旨在解決公文寫(xiě)作不規(guī)范的問(wèn)題。
培訓(xùn)講師：陳馨賢
進(jìn)行方式：
l實(shí)例講授
l小組研討
l集體訓(xùn)練
l案例研討
l腦力激蕩
l情境仿真
l角色扮演
l沙盤模擬
培訓(xùn)對(duì)象：部門經(jīng)理、文員、各類秘書(shū)
企業(yè)公文寫(xiě)作培訓(xùn)課綱：
一、概述
1、公文寫(xiě)作的概念與作用
2、公文寫(xiě)作的種類和特點(diǎn)
3、公文寫(xiě)作的基本原理
4、行政公文與一般事務(wù)性公文的理解及誤區(qū)
三、公文寫(xiě)作過(guò)程
1、公文寫(xiě)作的一般步驟
2、公文寫(xiě)作的主題與材料
3、公文寫(xiě)作的結(jié)構(gòu)和語(yǔ)言
4、學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作的意義與方法
四、請(qǐng)示、報(bào)告以及批復(fù)
1、什么情況下用請(qǐng)示？報(bào)告？批復(fù)？（講授）
2、如何寫(xiě)請(qǐng)示、報(bào)告、批示（練習(xí)，改錯(cuò)）
3、請(qǐng)示、報(bào)告的分類（講授）
4、寫(xiě)作規(guī)范模式（見(jiàn)三類模式表格）
五、函
1、了解什么情況下用函？一份得體的函所具有的意義（講授）
2、熟悉怎么寫(xiě)函（練習(xí)，改錯(cuò)）
3、掌握寫(xiě)作規(guī)范模式（見(jiàn)模式表格）
六、計(jì)劃和總結(jié)
1、了解計(jì)劃的多種“變體”和時(shí)間限定（講授）
2、熟悉計(jì)劃和總結(jié)的寫(xiě)法（練習(xí)，改錯(cuò)）
七、通報(bào)、通告及通知
1、辨析這幾類常見(jiàn)公文，結(jié)合受訓(xùn)單位性質(zhì)確定講授重點(diǎn)。（講授）
2、熟悉通知的幾種類型和寫(xiě)法（練習(xí)，改錯(cuò)）
八、會(huì)議紀(jì)要
1、學(xué)會(huì)在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上寫(xiě)作會(huì)議紀(jì)要。（講授）
2、了解會(huì)議紀(jì)要的成文格式。
九、請(qǐng)柬和邀請(qǐng)函
1、了解請(qǐng)柬和邀請(qǐng)函的區(qū)別（講授、練習(xí)）
2、得體寫(xiě)作請(qǐng)柬和邀請(qǐng)函（練習(xí)）
十、宣傳類
1、學(xué)會(huì)寫(xiě)作企業(yè)簡(jiǎn)報(bào)和向媒體提供的統(tǒng)發(fā)稿（事例、改錯(cuò)、練習(xí)）
2、探討內(nèi)部刊物和簡(jiǎn)報(bào)對(duì)企業(yè)文化建設(shè)的作用和意義。（討論） 十一、文字“料理”
1、寫(xiě)作規(guī)范和細(xì)節(jié)
一、主要工作完成情況
一是完成了年度稅務(wù)工作會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備和實(shí)施。按照區(qū)局稅務(wù)會(huì)議精神和局領(lǐng)導(dǎo)的要求，對(duì)召開(kāi)我局年度稅務(wù)工作會(huì)議進(jìn)行了安排布置，并分別召開(kāi)了科所長(zhǎng)、區(qū)縣局領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)處室三個(gè)座談會(huì)，在認(rèn)真聽(tīng)取各方意見(jiàn)建議的基礎(chǔ)上，起草了市局2013年稅務(wù)工作報(bào)告，完成了會(huì)議的組織召開(kāi)。會(huì)后，對(duì)各區(qū)縣局貫徹落實(shí)市局稅務(wù)工作會(huì)議情況進(jìn)行了督查。同時(shí)，簽訂了市局系統(tǒng)社會(huì)管理綜合治理目標(biāo)責(zé)任書(shū)，制定了辦公室全年工作要點(diǎn)、目標(biāo)和責(zé)任分解。
二是開(kāi)展了新公文處理辦法的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。組織機(jī)關(guān)工作人員和基層相關(guān)人員進(jìn)行了三期學(xué)習(xí)培訓(xùn)，統(tǒng)一了全局公文處理標(biāo)準(zhǔn)和格式，并按照新辦法對(duì)局機(jī)關(guān)和各區(qū)縣局公文處理系統(tǒng)后臺(tái)模板進(jìn)行了指導(dǎo)、調(diào)整。目前，全局系統(tǒng)公文處理運(yùn)轉(zhuǎn)正常。同時(shí)，首次開(kāi)展了市局系統(tǒng)檔案集中歸檔培訓(xùn)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步規(guī)范了檔案歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)。
三是協(xié)助修訂了《2013年度綜合目標(biāo)管理考核辦法》綜合管理類考核項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)。下發(fā)了市局《工作要點(diǎn)》、《督查督辦工作要點(diǎn)》和《機(jī)關(guān)公務(wù)消費(fèi)卡管理規(guī)定》，編制了市局機(jī)關(guān)2013年度公務(wù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算及說(shuō)明，按時(shí)公布局機(jī)關(guān)“三公經(jīng)費(fèi)”支出情況。
四是根據(jù)區(qū)局黨組和市局黨組的意見(jiàn)和要求，結(jié)合我局實(shí)際，起草了《烏魯木齊市地稅局黨組改進(jìn)工作作風(fēng)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)十條規(guī)定》；協(xié)助起草了市局2013年黨風(fēng)廉政工作報(bào)告。
五是在市局的統(tǒng)一安排、組織和領(lǐng)導(dǎo)下，與第一分局和相關(guān)處室配合，積極協(xié)調(diào)、收集信息，做好應(yīng)對(duì)工作。按要求，迅速起草了向區(qū)局和市委市政府報(bào)送的《關(guān)于新“國(guó)五條”細(xì)則頒布后房產(chǎn)交易涉稅業(yè)務(wù)猛增的緊急報(bào)告》；積極協(xié)調(diào)新聞媒體和相關(guān)網(wǎng)站進(jìn)行正面宣傳報(bào)道。此項(xiàng)工作緩解后，起草、報(bào)送了工作總結(jié)報(bào)告，并發(fā)了通報(bào)。
六是積極協(xié)助國(guó)稅局做好第22個(gè)稅收宣傳月活動(dòng)的組織準(zhǔn)備工作，下發(fā)了稅收宣傳月活動(dòng)安排計(jì)劃，積極組織實(shí)施，按時(shí)上報(bào)總結(jié)，稅收宣傳月活動(dòng)收到區(qū)局表?yè)P(yáng)。
七是對(duì)全局系統(tǒng)一季度公文處理情況、信息報(bào)道情況、網(wǎng)站建設(shè)情況、檔案培訓(xùn)情況進(jìn)行了日常檢查和通報(bào)。
八是全力做好安全大檢查工作，對(duì)全局系統(tǒng)各單位重點(diǎn)部位、重點(diǎn)崗位和辦稅服務(wù)廳安全防范情況進(jìn)行了詳細(xì)的督導(dǎo)和檢查，全局安全防范工作能力進(jìn)一步提升。
總之，辦公室全體工作人員盡職盡責(zé)，切實(shí)履行崗位責(zé)任，扎實(shí)開(kāi)展各項(xiàng)工作，為全年工作任務(wù)的完成奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
二、存在的問(wèn)題
主要是三個(gè)方面：
一是新的公文處理辦法實(shí)施后，機(jī)關(guān)和各基層局操作使用能力還是參差不齊，個(gè)別機(jī)關(guān)工作人員和基層局依然在使用老標(biāo)準(zhǔn)、老格式，部分基層局的公文管理人員不熟悉操作系統(tǒng)，不會(huì)管理后臺(tái)，公文排版仍不規(guī)范，還有個(gè)別局公文崗位人員不固定，造成公文標(biāo)準(zhǔn)和格式不統(tǒng)一，文種使用仍有錯(cuò)誤。
二是對(duì)地稅子網(wǎng)站的管理不到位。兼職管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容更新慢，沒(méi)有按照區(qū)局和市局要求進(jìn)行管理、更新和維護(hù)。子網(wǎng)站建設(shè)的好壞直接反映了我們各局的公務(wù)形象，希望各單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視、切實(shí)抓好子網(wǎng)站管理工作。
三是各單位信息報(bào)送質(zhì)量還不高，動(dòng)態(tài)的信息多，可供參考借鑒和研討的信息少。有時(shí)抓不住當(dāng)前和階段性工作的重點(diǎn)，信息內(nèi)容跟不上工作需要，各基層局做的大量工作反映不上來(lái)。
三、下半年主要工作
一是積極督辦，努力做好上半年稅收工作總結(jié)，按時(shí)向市政府、區(qū)局報(bào)送總結(jié)報(bào)告，提出下半年工作要點(diǎn)。
二是進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)和基層工作人員新公文處理辦法的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、格式統(tǒng)一。按照區(qū)局安排部署，積極 做好綜合辦公軟件的培訓(xùn)、上線工作。提早安排，做好充分準(zhǔn)備工作。
三是按照市局統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)20__年度檔案歸檔工作情況進(jìn)行日常檢查考核(含機(jī)關(guān))。
四是加強(qiáng)全系統(tǒng)網(wǎng)站運(yùn)維管理和檢查指導(dǎo)，充分發(fā)揮網(wǎng)站稅收宣傳的功能。進(jìn)一步加強(qiáng)信息、簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)送工作，努力提高信息質(zhì)量。
培訓(xùn)目的：使受訓(xùn)人員了解公文的基本特點(diǎn)和一般格式，掌握常用快速的寫(xiě)作方法及其變化提高日常公文的寫(xiě)作能力。
培訓(xùn)內(nèi)容：
1、公文的概念
2、日常公文的分類
3、公文擬寫(xiě)的步驟與方法
4、電子公文
5、公文范例
6、嘗試寫(xiě)作
課程長(zhǎng)度：6時(shí)
培訓(xùn)方式：講解法+范文欣賞+模擬練習(xí)
教材內(nèi)容：
引言
在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，人類社會(huì)快步走向信息時(shí)代的今天，公文在為黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)、傳達(dá)企業(yè)決策中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，公文的寫(xiě)作也正在從舊模式中解放出來(lái)，逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，它是國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書(shū)面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。
在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說(shuō)明等。
公文擬寫(xiě)的步驟與方法
公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫(xiě)作要求上的不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行：
一、 明確發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：1
1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問(wèn)題等。
2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫(xiě)專題報(bào)告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見(jiàn)等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問(wèn)題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。
二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究
發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫(xiě)每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對(duì)于問(wèn)題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(zhǎng)的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。
怎樣為擬寫(xiě)公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計(jì)劃，首先需要查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)上級(jí)要求等。
總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。
三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)
在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的 2
題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。
擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。
四、落筆起草、擬寫(xiě)正文
結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)：
1、 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)來(lái)統(tǒng)帥材料，使材料來(lái)為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。
在寫(xiě)作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只 羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。
2、 要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。
五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改
初稿寫(xiě)出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。
1、 關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問(wèn)題。
3、 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)。
4、 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。
5、 關(guān)于語(yǔ)言的精練。主要是修改不通順的語(yǔ)句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。幾種常用的商務(wù)公文：
請(qǐng)示
請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。3
請(qǐng)示的特點(diǎn)
一、針對(duì)性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到的新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可用"請(qǐng)示"行文。請(qǐng)示上級(jí)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而"請(qǐng)示"具有很強(qiáng)的針對(duì)性。
二、呈批性。請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的"批復(fù)"回文。
三、單一性。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。
四、時(shí)效性。請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，求得上級(jí)單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會(huì)使問(wèn)題得以及時(shí)解決。
請(qǐng)示的分類
根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為以下三種：
一、 請(qǐng)求指示性請(qǐng)示。
二、 請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示。
三、 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。
請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法
請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法如下：
一、 首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
1、 標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種書(shū)寫(xiě)方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請(qǐng)示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請(qǐng)示》。
2、 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請(qǐng)示。
二、 正文，其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。
1、 開(kāi)頭。主要交代請(qǐng)示的理由。
2、 主題。主要說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)，它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求一件事。
3、 結(jié)語(yǔ)。另起一段，其習(xí)慣用語(yǔ)有"當(dāng)否，請(qǐng)批示"、"妥否、請(qǐng)批復(fù)"、"以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批"、"以上請(qǐng)示，呈請(qǐng)核準(zhǔn)"或"以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行"。
三、 尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。
請(qǐng)示應(yīng)注意的問(wèn)題
一、 一文一事的原則。
二、 材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。
三、 理由充分，請(qǐng)示事項(xiàng)明確。
四、 語(yǔ)氣平實(shí)、懇切，以引起上級(jí)的重視。
報(bào)告
報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)詢問(wèn)的陳述性上行公文。
“報(bào)告”是陳述性文體。寫(xiě)作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式."報(bào)告"是行政公文中的上行文種，撰寫(xiě)“報(bào)告”的目的就是為了讓上級(jí)掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級(jí)機(jī)關(guān)處理問(wèn)題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。“下情上達(dá)”是制發(fā)報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過(guò)多的采用議論和說(shuō)明，表達(dá)方式以概括為主，語(yǔ)氣要委婉、謙和、不宜用指令性語(yǔ)言。
報(bào)告的特點(diǎn)：
一、報(bào)告的目的為了向上級(jí)匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直
接請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問(wèn)題，所以不帶請(qǐng)示事項(xiàng)，這是它與請(qǐng)示的重要區(qū)別之一。
二、報(bào)告中一般不提建議或意見(jiàn)。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報(bào)告中提出的建議或意見(jiàn)，可建議上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。
三、報(bào)告在內(nèi)容上不像"請(qǐng)示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。
四、報(bào)告廣泛使用于下級(jí)向上級(jí)反饋信息，是溝通上下級(jí)機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級(jí)及時(shí)匯報(bào)工作、反映問(wèn)題、提出建議，也是下級(jí)機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。
報(bào)告的種類
報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。
寫(xiě)法
報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的寫(xiě)法
一、 匯報(bào)性報(bào)告
匯報(bào)性報(bào)告主要是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：5
1、 綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級(jí)寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jī)或問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對(duì)今后工作的意見(jiàn)或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。
2、 專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作中的某個(gè)問(wèn)題，向上級(jí)所寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。
二、 答復(fù)性報(bào)告
這種報(bào)告是針對(duì)上級(jí)或管理層所提出的問(wèn)題或某些要求而寫(xiě)出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問(wèn) 什么答什么，不涉及詢問(wèn)以外的問(wèn)題或情況。
三、 呈報(bào)性報(bào)告
呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級(jí)向上級(jí)報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說(shuō)明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。
四、 例行工作報(bào)告
例行工作報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)，因工作需要定期向上級(jí)所寫(xiě)的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用 支出報(bào)告等。
公告
公告是用于對(duì)企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。
公告的寫(xiě)法
公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。
一、 標(biāo)題。
公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種 以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號(hào)。
二、 正文
正文一般由主旨與說(shuō)明構(gòu)成。
主旨單獨(dú)成段，用簡(jiǎn)短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。
說(shuō)明寫(xiě)出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用"特此公告"作為結(jié)語(yǔ)。
三、 落款及日期
公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。
會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開(kāi)的工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。
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會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議的基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會(huì)議精神，以便使與會(huì)者統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開(kāi)展工作的依據(jù)。同時(shí)"會(huì)議紀(jì)要"是可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及同級(jí)單位進(jìn)行交流的作用。
會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法
會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會(huì)議紀(jì)要》。
二、 正文。會(huì)議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。
1、 前言。首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果。
2、 主體。它是會(huì)議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果，寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。
電子公文
隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過(guò)E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國(guó)內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。
電子公文的寫(xiě)法
電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請(qǐng)示》、《關(guān)于****報(bào)告》。
四、 事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。
五、 落款。署名及成文時(shí)間
公文是聯(lián)系和處理工作的一種書(shū)面工具，在機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著及其重量作用。機(jī)關(guān)公文與其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受傳統(tǒng)與習(xí)慣的影響，對(duì)公文質(zhì)量的重量性普遍認(rèn)識(shí)不高，機(jī)關(guān)文秘人員受知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)水平所限，缺乏必要訓(xùn)練，使得機(jī)關(guān)公文在質(zhì)量上普遍偏低，影響了機(jī)關(guān)公文功效的正常發(fā)揮。
筆者僅就機(jī)關(guān)公文質(zhì)量的現(xiàn)狀等問(wèn)題提出一些淺見(jiàn)，以便引起辦公部門的重視。
一、存在的問(wèn)題
1、文件使用不當(dāng)，擬寫(xiě)公文常有文種使用不當(dāng)?shù)那闆r，常見(jiàn)“報(bào)告”與“請(qǐng)示”文種混為一談。如擬寫(xiě)公文標(biāo)題：《北安市人民法院購(gòu)置檔案裝具的請(qǐng)示報(bào)告》，但文尾還寫(xiě)有：特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)，顯而易見(jiàn)，這是一份請(qǐng)示文種公文，請(qǐng)求上級(jí)部門對(duì)文中的內(nèi)容給予批復(fù)。諸如此類，標(biāo)題用“報(bào)告”文種，內(nèi)容是“請(qǐng)示”，形式與內(nèi)容的不統(tǒng)一，這就是請(qǐng)示與報(bào)告不分，給收文機(jī)關(guān)的登記辦文者帶來(lái)誤導(dǎo)，公文擬寫(xiě)文種使用不當(dāng)時(shí)，常會(huì)出現(xiàn)延誤公文處理時(shí)限，推遲辦理的情況。
2、聯(lián)合行文不規(guī)范
時(shí)常會(huì)遇到在聯(lián)合行文過(guò)程中，有些主辦機(jī)關(guān)的辦文者感情用事，提出文尾蓋印章時(shí)，要尊重聯(lián)合行文單位，我們客氣一些，印章蓋在最后。這種提法是錯(cuò)誤的，兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)排列在前，應(yīng)該說(shuō)這里不存在尊重、客氣的問(wèn)題，誰(shuí)主辦誰(shuí)在前。
3、成文日期模糊不清
常見(jiàn)機(jī)關(guān)打字員將公文的成文日期打成擬文日期，聯(lián)合行文的公文成文日期誤打成本機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期或擬文日期。成立日期，關(guān)系文件的生效或形成時(shí)間。因此，必須寫(xiě)得明確完整，一般的文件，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
4、發(fā)文字號(hào)編寫(xiě)不規(guī)范
發(fā)文字號(hào)是由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號(hào)，它的作用一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量便于管理；二是查找和利用文件時(shí)，可以作為文件的代號(hào)使用。
有的機(jī)關(guān)文秘人員調(diào)動(dòng)頻繁，工作出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，加之公文知識(shí)培訓(xùn)不夠，擬寫(xiě)公文發(fā)文字號(hào)常出錯(cuò)誤。例如：有的公文發(fā)文字號(hào)編寫(xiě)為×××字第1999（3）號(hào)，有的公文發(fā)文字號(hào)編寫(xiě)為（1999）×××字第024號(hào)，以上兩例均不規(guī)范，機(jī)關(guān)代字后都多加“字”“第”兩字，造成機(jī)關(guān)代字不簡(jiǎn)潔、明了、應(yīng)刪掉，發(fā)文字號(hào)應(yīng)按機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)依法排列，規(guī)范的發(fā)文字號(hào)如：北安市人民法院的發(fā)文字號(hào)是：北法發(fā)（1999）20號(hào)。
總之，提高公文質(zhì)量是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。它是立卷歸檔工作的基本條件，也是檔案部門開(kāi)展工作的重要基礎(chǔ)，只要各級(jí)辦公部門加以重視，并有計(jì)劃地進(jìn)行檢查，采取必要的措施，及時(shí)糾正存在的問(wèn)題，提高與保證公文質(zhì)量是可以做到的。
二、采取的措施
. 培訓(xùn)目的：使受訓(xùn)人員了解公文的基本特點(diǎn)和一般格式，掌握常用快速的寫(xiě)作方法及其變化提高日常公文的寫(xiě)作能力。
．培訓(xùn)內(nèi)容：
1、公文的概念
2、日常公文的分類
3、公文擬寫(xiě)的步驟與方法
4、電子公文
5、公文范例
6、嘗試寫(xiě)作
．課程長(zhǎng)度：6時(shí)
．培訓(xùn)方式：講解法+范文欣賞+模擬練習(xí)
．教材內(nèi)容：
引言
在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，人類社會(huì)快步走向信息時(shí)代的今天，公文在為黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)、傳達(dá)企業(yè)決策中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，公文的寫(xiě)作也正在從舊模式中解放出來(lái)，逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，它是國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書(shū)面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。
在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說(shuō)明等
公文擬寫(xiě)的步驟與方法
公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫(xiě)作要求上的不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。
公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行：
一、 明確發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問(wèn)題等。
2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫(xiě)專題報(bào)告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見(jiàn)等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問(wèn)題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。
二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究,
發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫(xiě)每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對(duì)于問(wèn)題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(zhǎng)的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。
怎樣為擬寫(xiě)公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計(jì)劃，首先需要查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)上級(jí)要求等。
總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。
三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)
在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。
擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。
四、落筆起草、擬寫(xiě)正文
結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)：
1、 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)來(lái)統(tǒng)帥材料，使材料來(lái)為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。
在寫(xiě)作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。
2、 要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。
五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改
初稿寫(xiě)出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。
1、 關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問(wèn)題。
3、 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)。
4、 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。
5、 關(guān)于語(yǔ)言的精練。主要是修改不通順的語(yǔ)句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
請(qǐng)示
請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。
請(qǐng)示的特點(diǎn) 一、針對(duì)性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到的新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可用"請(qǐng)示"行文。請(qǐng)示上級(jí)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而"請(qǐng)示"具有很強(qiáng)的針對(duì)性。二、呈批性。請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的"批復(fù)"回文。三、單一性。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。四、時(shí)效性。請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，求得上級(jí)單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會(huì)使問(wèn)題得以及時(shí)解決。
請(qǐng)示的分類
根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為以下三種：
一、 請(qǐng)求指示性請(qǐng)示。二、 請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示。三、 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。
請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法
請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法如下：
一、 首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
1、 標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種書(shū)寫(xiě)方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請(qǐng)示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請(qǐng)示》
2、 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請(qǐng)示。
二、 正文，其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。
1、 開(kāi)頭。主要交代請(qǐng)示的理由。
2、 主題。主要說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)，它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求一件事。
3、 結(jié)語(yǔ)。另起一段，其習(xí)慣用語(yǔ)有"當(dāng)否，請(qǐng)批示"、"妥否、請(qǐng)批復(fù)"、"以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批"、"以上請(qǐng)示，呈請(qǐng)核準(zhǔn)"或"以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行"。
三、 尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。
請(qǐng)示應(yīng)注意的問(wèn)題
一、 一文一事的原則。
二、 材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。
三、 理由充分，請(qǐng)示事項(xiàng)明確。
四、 語(yǔ)氣平實(shí)、懇切，以引起上級(jí)的重視。
報(bào)告
報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)詢問(wèn)的陳述性上行公文。"報(bào)告"是陳述性文體。寫(xiě)作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式."報(bào)告"是行政公文中的上行文種，撰寫(xiě)"報(bào)告"的目的就是為了讓上級(jí)掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級(jí)機(jī)關(guān)處理問(wèn)題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。"下情上達(dá)"是制發(fā)報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過(guò)多的采用議論和說(shuō)明，表達(dá)方式以概括為主，語(yǔ)氣要委婉、謙和、不宜用指令性語(yǔ)言。
報(bào)告的特點(diǎn)：
一、報(bào)告的目的為了向上級(jí)匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問(wèn)題，所以不帶請(qǐng)示事項(xiàng)，這是它與請(qǐng)示的重要區(qū)別之一。二、報(bào)告中一般不提建議或意見(jiàn)。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報(bào)告中提出的建議或意見(jiàn)，可建議上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。三、報(bào)告在內(nèi)容上不像"請(qǐng)示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。四、報(bào)告廣泛使用于下級(jí)向上級(jí)反饋信息，是溝通上下級(jí)機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級(jí)及時(shí)匯報(bào)工作、反映問(wèn)題、提出建議，也是下級(jí)機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。
報(bào)告的種類
報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。寫(xiě)法
報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的寫(xiě)法
一、 匯報(bào)性報(bào)告
匯報(bào)性報(bào)告主要是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：1、 綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級(jí)寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jī)或問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對(duì)今后工作的意見(jiàn)或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。2、 專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作中的某個(gè)問(wèn)題，向上級(jí)所寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。
二、 答復(fù)性報(bào)告
這種報(bào)告是針對(duì)上級(jí)或管理層所提出的問(wèn)題或某些要求而寫(xiě)出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問(wèn)什么答什么，不涉及詢問(wèn)以外的問(wèn)題或情況。
三、 呈報(bào)性報(bào)告
呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級(jí)向上級(jí)報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說(shuō)明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。
四、 例行工作報(bào)告 例行工作報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)因工作需要定期向上級(jí)所寫(xiě)的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用支出報(bào)告等。
公告
公告是用于對(duì)企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。
公告的寫(xiě)法
公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。
一、 標(biāo)題。
公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號(hào)。
二、 正文
正文一般由主旨與說(shuō)明構(gòu)成。
主旨單獨(dú)成段，用簡(jiǎn)短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。
說(shuō)明寫(xiě)出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用"特此公告"作為結(jié)語(yǔ)。
三、 落款及日期
公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。
會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開(kāi)的工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。
會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議的基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會(huì)議精神，以便使與會(huì)者統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開(kāi)展工作的依據(jù)。同時(shí)"會(huì)議紀(jì)要"是可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及同級(jí)單位進(jìn)行交流的作用。
會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法
會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會(huì)議紀(jì)要》
二、 正文。會(huì)議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。
1、 前言。首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果。
2、 主體。它是會(huì)議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果，寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。
電子公文
隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過(guò)E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國(guó)內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。
電子公文的寫(xiě)法
電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請(qǐng)示》、《關(guān)于****報(bào)告》。
四、 事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。
一、高度重視，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》施行以來(lái)，我局結(jié)合貫徹落實(shí)市委辦、市府辦《關(guān)于進(jìn)一步精簡(jiǎn)文件和簡(jiǎn)報(bào)的通知》(遂委辦發(fā)〔xx〕23號(hào))和全市辦公室工作暨公文處理培訓(xùn)會(huì)議、全市政府系統(tǒng)文會(huì)服務(wù)培訓(xùn)會(huì)議精神，在全局范圍內(nèi)進(jìn)行了傳達(dá)學(xué)習(xí)，對(duì)文秘工作進(jìn)行了專題研究，總結(jié)了過(guò)去文秘工作情況，安排部署了做好今后文秘工作的具體措施。同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)了對(duì)文秘工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員，保障文秘工作正常、高效開(kāi)展。
二、明確責(zé)任，建立完善工作制度
根據(jù)《條例》精神，我局組織相關(guān)人員進(jìn)行了認(rèn)真研究，結(jié)合我局實(shí)際，制定了《文秘工作制度》，明確了工作流程，落實(shí)了各個(gè)具體環(huán)節(jié)的職責(zé)和責(zé)任人。同時(shí)，我們還根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(gb/t9704-XX)，制定了我局黨組和機(jī)關(guān)的上行文、平行文、下行文以及函件等公文格式模板，下發(fā)各科室、單位學(xué)習(xí)執(zhí)行，確保公文格式規(guī)范統(tǒng)一。
三、落實(shí)措施，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)處理公文
按照制發(fā)公文流程，我局嚴(yán)格執(zhí)行初審、復(fù)審、簽發(fā)、印制、復(fù)核等程序，分別在各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)了文種、格式、內(nèi)容等把關(guān)責(zé)任，做到程序規(guī)范、格式正確、內(nèi)容精煉、表述準(zhǔn)確。認(rèn)真做好收文辦理工作，每天4次簽收黨政網(wǎng)公文，每周按時(shí)到公文交接站領(lǐng)取公文，及時(shí)領(lǐng)取電話通知有關(guān)公文或材料，保證收文后續(xù)辦理工作順利開(kāi)展。落實(shí)好簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序，確保收文辦理質(zhì)量。安排專人做好檔案管理、公文管理工作，建立專門檔案室，按時(shí)向市檔案局移交檔案。做好涉密公文管理，落實(shí)各項(xiàng)保密措施，全年無(wú)失泄密現(xiàn)象。按市委、市政府要求，及時(shí)清退或銷毀有關(guān)公文材料。
