時間：2023-06-14 16:32:04
序論：在您撰寫專業檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、滿足各項事業和人民群眾基本需求是檔案部門應盡職責。“十一五”以來，提供各類關系人民群眾切身利益、有參考和憑證價值的檔案材料越來越受到老百姓的歡迎，各級國家綜合檔案館以國家檔案資源建設為核心，加大了收集力度。各級檔案部門與有關專業主管部門合作，也加強了企業職工、社會保障等方面檔案工作。民生檔案工作引起高度重視，民生檔案包括各類與民生有關的專門檔案，各級檔案部門大力整合各類民生檔案資源。在全國范圍內，掀起了建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的新，許多地方檔案部門把人民群眾利用最多的政策文件、檔案服務送到百姓家門口；各級檔案部門圍繞民生指導建檔，加大檔案資源整合力度，從源頭上加強民生檔案管理，覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設取得新成效。“十一五”期間，各級檔案部門為保障和改善民生服務，堅持以人為本，緊貼百姓需求，出臺各種措施，促進檔案服務民生；各地區相繼加強民生檔案工作，大力建立和開發民生檔案為民生服務。“十一五”期間，作為貫徹落實科學發展觀的突破口，提出要轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，是構成推動檔案工作為科學發展服務和實現檔案工作自身科學發展“三個體系”建設有機整體的重要組成部分。《基本目錄》的出臺就是為了滿足人民群眾基本需求。
二、以人為本，樹立“大檔案”觀念，規劃專業檔案管理。2010年國家檔案局局長楊冬權提出：實施“以人為本”戰略，重點在檔案資源建設上有普遍改進，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系。各級檔案部門開始在檔案資源建設過程中大力實施“以人為本”戰略，凡是涉及人民群眾的檔案，凡是人民群眾需要利用的檔案，凡是對經濟社會發展有用的檔案，都逐步納入檔案資源建設體系，保證經濟社會發展全過程和各領域形成的檔案應建盡建，全面覆蓋。
在全國檔案系統內樹立“大檔案”的觀念，即國家檔案資源體系既包括國家檔案館已經和準備接收的檔案，也包括各級國家檔案館尚未和不準備接收的檔案，既包括黨政機關、團體、國有企事業單位的檔案，也包括民營企業、各種經濟與組織以及家庭的檔案；既包括“紅頭文件”之類的檔案，也包括大量的各類專門業務檔案；既包括反映黨和國家重點工作及各單位基本職能的檔案，也反映個^各方面權益的檔案；既包括紙質檔案，也包括錄音、錄像、電子等磁介質檔案，從而全面收集、全面管理。2011年開始，國家檔案局調研起草“專門業務檔案框架體系”，規范業務檔案的歸檔與管理。各級國家檔案館也同時擴大接收范圍，調整接收時限，以民生檔案資源為重點，進一步豐富檔案內容，完善館藏結構。《基本目錄》的出臺就是全國檔案事業發展“十二五”規劃的一個部分。
三、“求基不求全、求熟不求新、求實不求理、求高不求低、求穩不求急“是《基本目錄》的編制原則。所謂“求基不求全”是指現在檔案的種類越來越多，《基本目錄》只列入“最基本的”國家級專業檔案目錄，就是各項事業發展和人民群眾基本需求必須建立的檔案種類。第一批50種里面就包括早期的專門檔案，如上世紀50年代就出臺了有關會計檔案的管理規定，最早的是1956年財政部、國家檔案局首次出臺的《預算會計帳簿、憑證、報表保管銷毀暫行辦法》。改革開放后，80年代出臺了一大批專門檔案管理辦法，如地名檔案、藝術檔案、審計檔案、人民法院訴訟檔案、人民檢察院訴訟檔案、商標檔案、公證檔案等。新世紀之后，又有普查檔案、社會保險業務檔案等一大批專業檔案管理辦法出臺。“求熟不求新”就是強調已經成熟的專業檔案列入《基本目錄》，如婚姻登記檔案、城建檔案、氣象檔案等；這里還包括經過多次修訂的許多專業檔案管理辦法，如會計檔案、藝術檔案、訴訟檔案等。列入《基本目錄》的，有些是一直就存在，需要制定管理辦法進一步規范的，如病歷檔案、地質檔案。“求實不求理”就是強調在實際工作中已經存在，可能在邏輯關系上不一定完善。如公安業務檔案與戶籍檔案，按邏輯上的從屬關系戶籍檔案應屬于公安業務檔案的一種，沒有必要單列，但戶籍檔案在基層公安派出所一直是獨立存在的，不僅數量大，而且保存時間長，與其他公安業務檔案存在明顯的不同特點，“戶籍檔案”一詞也已應用多年，深入人心，因此在《基本目錄》中將戶籍檔案單列。城建檔案與房屋產權登記檔案也是類似情況，許多地方既有城建檔案館，同時也存在房地產檔案館。“求高不求低”是指在《基本目錄》中有些內容強調由較高類目的檔案綜合出臺，不單一出臺，如社會保險業務檔案就包含了養老、醫療、失業、工傷、生育等多個險種內容，不再單一出臺醫療保險檔案的管理辦法。現已出臺的一些專業檔案管理辦法經過一定時間運行，在一定時期后經過修訂可以合并，如城鄉居民最低生活保障檔案，傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務單位業務檔案等可以合并為民政業務檔案。“求穩不求急”是指《基本目錄》的編制力求穩妥。根據《基本目錄》編制前的調查，我們了解到現實中存在大量不同種類的專業檔案，粗略統計就有300余種，這其中許多還需要進行大量的甄別、論證工作，不能急于求成，我們將分批推出，這次《基本目錄》的50種，都是最成熟、爭議最少的專業檔案。
第一批專業檔案大部分是比較成熟，或是原來已有，或是剛剛修訂過的，如2006年新修訂的《婚姻登記檔案管理辦法》，就創新地提出保管期限為100年；2010年國家廣播電影電視總局與國家檔案局新修訂的《電影藝術檔案管理規定》，為適應電影體制的多元化，提出向電影資料館移交檔案，給予一定的補償。有些是需要或計劃要修訂的，如會計檔案；有些以前已有專業主管部門制定的管理辦法，現在要專業主管部門與國家檔案局聯合制定管理辦法；有些是在基層已經存在，群眾生活也急需規范管理的。
四、《基本目錄》的出臺，將引領、規范專業檔案的管理，加強專業主管部門和檔案行政管理部門進一步合作，加大對重點專業檔案項目的監管力度。《基本目錄》對當前檔案工作也提出了具體工作要求：中央國家機關各專業主管部門應根據本目錄會同國家檔案局負責編制相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。在國家出臺相應制度前，各省級機關專業主管部門可以會同省級檔案行政管理部門編制本地區的相應種類的專業檔案歸檔范圍和管
理辦法。要求對于已有管理辦法的專業檔案，超過5年的，專業主管部門要啟動審查程序，需要修訂的，分批進行修訂。
各級檔案部門應積極聯系、協商、推動專業主管部門聯合編制相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。各級檔案部門尤其是省級檔案行政管理部門，在國家出臺相應制度前，要積極探索、總結本地區已經出現的專業檔案種類，會同專業主管部門編制本地區相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。實際上，以前出臺的管理辦法，也是地方先出辦法，國家總結地方經驗，再出臺國家辦法。如社會保險業務檔案，就是總結了天津、山東、浙江、上海、廣東等地的經驗，再由人力資源社會保障部與國家檔案局制定《社會保險業務檔案管理規定(試行)》。同時，也是為了更好地發揮地方在這方面工作的積極性、主動性。而且許多專業檔案只產生在地亢最終也主要是移交給地方國家綜合檔案館保存，中央、國家機關并不一定形成這方面的檔案，檔案的產生和利用主要在基層。
五、《基本目錄》單列出的“文化類”專業檔案既是貫徹落實黨的十七屆六中全會精神的舉措，也是多年來檔案部門積極主動加強檔案文化建設、服務社會主義文化大發展大繁榮的真實寫照。藝術檔案有的已有上百年歷史，改革開放后，藝術檔案管理辦法就較早由文化部和國家檔案局聯合出臺，1983年11月，文化部和國家檔案局頒布《藝術檔案工作暫行辦法》，這個管理辦法在2001年又重新修訂，包含文學創作，藝術表演，美術、攝影，藝術教育，文化交流，個人藝術等活動的檔案，為藝術的有效保護傳承和發展繁榮發揮了積極作用。《基本目錄》“文化類”中新增加“非物質文化遺產”檔案，這也是中華傳統文化的重要體現，是亟待重點保護的文化類專業檔案。在當前全國上下共同推動社會主義文化大發展大繁榮的形勢下，檔案部門既義不容辭也責無旁貸，必須承擔起“文化類”專業檔案的監督、指導及管理等重任，為文化建設作出檔案部門應有的貢獻。
【關鍵詞】民航；專業檔案；研究
民航專業檔案工作是民航各項工作的重要環節和組成部分，是記錄和維護中國民航事業發展真實面貌的一項重要工作。隨著民航事業高速發展，民航專業檔案管理的信息保障作用日益顯著。本文通過闡述民航專業檔案管理的重要性，分析民航專業檔案工作面臨的新形勢，進而提出促進民航專業檔案管理水平提升的具體措施。
一、民航專業檔案管理的重要性
民航各行業活動中形成的文件、記錄、表格，是民航工作的真實記載，歸檔后成為民航專業檔案資源的重要構成之一，在民航工作中發揮著重要作用。
（一）民航專業檔案的有效管理，為業務管理提供質量保證。文件是民航各項業務管理的重要依據，文件控制是業務管理過程的一項重要活動。現階段，文件過程控制被納入到檔案管理范圍之中，將民航專業文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入業務部門人員職責中，形成嚴密、高效的文檔管理網，實時跟蹤業務流程，評估業務活動質量，通過歸檔、查閱等方式，考核業務工作是否按照民航規定和程序完成，對民航業務管理起到監督、檢查的作用，從而提供質量保證。
（二）檔案部門的通力協作，為業務管理提供信息支持。檔案部門作為基礎性管理部門，在民航管理體系中受到了特別的重視，擔負著重要職能。民航各專業的日常工作中，檔案部門均要參與其中，全面負責專業技術文件和資料的組織和歸口管理，一方面有利于民航業務管理體系能夠正常、高效的運行，提高民航管理層次；另一方面促使民航專業檔案管理更加規范化、標準化，為業務管理提供強有力的信息支持。
二、新形勢下民航專業檔案管理面臨的挑戰
民航專業檔案是各行業履行職責、開展工作的信息支持和保障，成為民航的核心信息資源。新形勢下，對傳統民航專業檔案的管理范圍、管理形式等方面提出了更高的要求。
（一）對民航專業檔案管理范圍提出新要求。作為文件資料和質量記錄的歸口管理部門，要求檔案部門深入基層，了解各業務專業文件的形成，既要負責檢查文件資料是否完整準確，又要對歸檔的各類文件進行最終驗收，并按照程序規定對過程文件、記錄予以管理和監督，保證各個環節的檔案資料完整、系統。文檔管理中所說的質量要求，通常是對文件和檔案的歸檔數量、保管狀況、保護修復等日常工作的要求，而在現階段，除強調上述內容外，更主要的是對文檔信息的權威性、全面性、準確性及實用性等內容方面的要求。檔案管理人員的工作重點要從傳統的“管理員角色”轉換為“業務信息員角色”，在民航各業務活動中起到不可或缺的參謀作用。
以“飛行校驗報告”為例：飛行校驗是指為保證飛行安全，使用裝有專門校驗設備的飛行校驗飛機，按照飛行校驗的有關規范，檢查和評估各種導航、雷達、通信等設備的空間信號的質量及其容限，以及機場的進、離港飛行程序，并依據檢查和評估的結果出具飛行校驗報告的過程。飛行校驗報告是校驗員執行任務完畢后，在作業場所出示校驗報告作為本次校驗科目的有效憑證。在專業檔案管理過程中中，檔案人員通過和飛行員、校驗員分析、討論，重新對校驗報告內容加以規范，按照校驗科目分別制定了ILS（儀表著陸系統）飛行校驗報告模板、NDB（無方向性信標）飛行校驗報告模板、V/D（全向信標/測距儀）飛行校驗報告模板、PAPI（助航燈光）飛行校驗報告模板等，重新審核修改了模版內容，如NDB（無方向性信標）飛行校驗報告模板中要求列出機場名稱、臺站名稱、校驗種類、圓周飛行校驗結果（發射機號、檢查高度、檢查半徑、指針擺動、覆蓋范圍）、徑向飛行校驗結果（徑向線用途、方位、開始位置距臺距離、結束位置距臺距離、識別、語音、過臺等）；此外，重新規定了必須由機長和校驗員同時簽字確認方可生效的管理規定。以上做法可以確保飛行校驗專業檔案的準確性、規范性、權威性，促進檔案管理水平提升。
（二）對民航專業檔案管理形式提出新要求。為配合民航業務管理模塊，一是要求民航專業檔案管理推進信息化工作，適應新形式，調整新方法。民航各行業要積極爭取單位領導或信息部門的支持，建立專業檔案管理系統，積極應用專業檔案管理系統開展日常專業檔案工作，做到專業檔案與業務流程無縫連接。二是要求加快傳統載體檔案數字化工作，要以“消化存量、消滅增量”為目標，將專業檔案數字化作為一項常態性工作，要以“需求為導向、必要為原則”，將重要的專業檔案優先數字化，以便于適應民航業務管理需要。
以校驗飛行FOC航班控制運行系統為例，此系統經過三年的技術研發，于2012年正式上線運行。FOC系統用于校驗飛行前運行簽派、航行情報等工作，在該系統中完成飛行信息內容填寫、任務下達等操作環節。技術研發時，檔案人員參與在內，提出系統要自動生成業務文件，并完成自動歸檔，行政專業檔案，從而實現飛行校驗業務操作與專業檔案管理的無縫連接。目前該系統運行狀態良好，專業檔案存儲有序、完整，便于日常利用查閱。
三、新形勢下提高民航專業檔案管理水平的具體措施
新形勢下民航檔案工作的總體要求主要是服務于民航改革發展大局，緊緊圍繞民航安全等中心工作，以檔案收集齊全完整、管理科學有效、服務優質到位為目標，結合各門類檔案實際，規范基礎業務建設，不斷提升民航專業檔案工作的能力和水平。檔案部門應從以下幾方面著手，提升民航專業檔案管理水平。
（一）規范隊伍建設，打造專業檔案管理團隊。各單位應建立黨委統一領導，檔案部門歸口管理、各部門共同協作的檔案工作機制，明確檔案管理機構，配備專兼職檔案人員，打造一支愛崗敬業、技術過硬的專業團隊，積極穩妥開展專業檔案管理工作。此外，各單位應明確1名分管檔案工作領導，每年至少聽取1次檔案工作匯報，及時研究并協調解決檔案工作中遇到的困難與問題，為檔案工作順利開展提供人力、物力、財力等方面的保障。
（二）加強宣傳教育，提高專業檔案管理意識。民航專業檔案管理最大的問題是員工檔案意識不強，導致檔案收集工作難以快速提高，極大影響了檔案工作的進展和質量。
可以以單位成立紀念日、“國際檔案日”等為契機，創新宣傳內容，拓寬宣傳渠道，從實際出發，以豐富的檔案資源為依托，通過舉辦展覽、座談會等多種形式的宣傳活動，充分展現檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，充分發揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要作用。通過檔案宣傳，可提高員工專業檔案管理意識，既可明確專業檔案在民航工作各項活動中不可或缺的重要地位以及對民航管理的重大影響，同時也可提高業務人員對檔案管理的重視程度。
（三）提高培訓力度，增強專業檔案管理技能。各單位應加大培訓投資力度，提高業務人員專業檔案管理新技能，加強創新意識、創新方法，實現民航專業檔案管理新常態。
1.加強檔案管理人員督導能力。民航業務工作內容繁瑣、程序復雜，檔案部門只有保持深入基層的連貫性和持久性，才能保證文檔的準確性和完整性。通過培訓，使檔案工作者及時了解各業務環節需要保存的原始記錄，從源頭掌握歸檔范圍，掌握第一手資料，履行好監督、指導、檢查的作用，確保能夠反映業務全貌的文件資料及時歸檔。
2.加強業務人員檔案管理技能。各單位可規定業務活動中生成的技術和管理記錄要由業務人員親自歸檔，這更有利于業務人員了解文件、記錄在中心質量管理中的重要作用，增強了全員的檔案意識，使人人都成為“檔案員”，并且將業務文件的收集整理工作作為日常工作，并納入到工作職責中，作為年底考核內容之一，一方面可以確保業務文件及時有效歸檔，另一方面可以為業務人員提供有力的信息保障。
（四）完善過程管理，實現專業檔案閉環控制。民航業務管理的關鍵在于全過程的閉環控制，文件控制作為貫穿業務活動全過程的關鍵要素，在各項工作實踐中極為重要。
1.通過對文件和資料進行全程控制，將文件控制納入檔案工作的管理范疇，使檔案工作從孤立的“歸檔后”管理擴展到文檔運動周期全過程的管控，真正實現民航專業檔案的閉環管理。民航專業檔案管理注重文件的現場管理與質量記錄的憑證作用，強化了文件資料的連續性，是保證文件資料收集、整理的一項十分有效的措施。
2.對業務日常文件進行合理分類和編號，細化日常文件管理要求。因分類編號的規范程度能夠反應日常文件管控的科學性和系統性，所以分類編號既要符合民航業務管理體系規定，又要符合檔案管理的標準。為此，各單位可根據行業特點，制定《業務文件編號規則》，對規范現行文件管理、確保歸檔文件準確性和完整性起到重要作用。
（五）嚴格歸檔管控，確保專業檔案資源質量。文件的歸檔是文件轉化成檔案的最后環節，不可掉以輕心。民航專業檔案管理規定了歸檔范圍，也明確了業務人員的歸檔職責。檔案部門應變被動為主動，及時了解各業務環節的進展情況，督促相關部門對各階段的文件資料進行歸檔，保證在民航業務活動中能夠準確、及時的提供檔案信息，主動地、最大限度地發揮檔案部門在民航各項工作中的重要作用，提高專業檔案質量。
（六）樹立競爭意識，展現檔案人員職業修養。檔案人員的綜合素質，決定了專業檔案工作的質量。高質量的專業檔案管理，為民航的發展提供科學可靠的歷史憑證。新形勢下，應從以下幾方面提高檔案工作者的職業素養。
1.樹立職業競爭意識。現如今，檔案人員思想過于安逸，毫無競爭壓力，缺乏提高自身修養的意識和動力。檔案人員應增強危機意識，在競爭中求生存，在競爭中謀發展。各單位應加大激勵機制，將檔案工作考核標準細化，形成競爭上崗的良好態勢，促進專業檔案工作平穩、有序開展。
2.努力提高綜合素質。檔案人員應具有較強的反應、判斷、歸納能力，積極協調各業務歸口部門關系，及時將業務檔案收集齊全；對已歸檔的業務檔案要有分析、鑒別能力，如材料是否有保存價值、內容是否完整、整理是否科學、檢索是否方便等；此外，檔案人員要具備創新精神，充分發揮自身能力，挖掘專業檔案信息、服務內容，提供更深層次的專業檔案分析數據，開創專業檔案管理和開發利用新局面。
【關鍵詞】醫院專業技術人員；檔案管理；改進策略
三級綜合醫院本身職工人數眾多，其中大多為專業技術人員，隨著醫院的不斷發展，專業技術人員亦隨之壯大，因而加強并不斷改進醫院專業技術檔案建設，能有效集中起醫院專業技術人員的相關檔案材料，便于快速地查閱及審驗，能促進醫院建設及管理、提升醫療質量、改善醫療服務、提高整體服務能力。
一、醫院專業技術人員檔案管理現狀
醫院專業技術檔案是醫院管理職工的重要工具，是醫院選拔人才、任用人才、培養人才、提升醫療質量的重要載體，是醫院專業技術職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應予以重視。首先，目前大多數醫院對專業技術檔案管理的重視程度不高，許多個人專業檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態，檔案資料不全、丟失等現象時有發生。其次，關于專業技術檔案管理的規范和機制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統一、不規范等狀況，影響了專業技術檔案管理的準確性、及時性、全面性、真實性。此外，醫院管理部門眾多，職工崗位性質及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個部門收集管理，管理較為分散，例如有關職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進行管理，而專業技術人員的醫療考核、技術準入、技術任職、會診情況等資料是由醫務處予以手工登記，職工的繼續教育、論文情況、課題等相關資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業技術人員專業技術檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實現共享，整合程度及利用價值不高，難以切實滿足醫療、科研、教學等需要。
二、醫院專業技術人員檔案管理的改進策略
（一）提高認識，保證質量。專業技術人員的檔案管理是醫院檔案管理的關鍵部分，應予以重視，檔案管理人員應提高這項工作的認識，本著嚴謹求實、尊重科學、重視專業技術人員知識成果的態度，加強縱向管理，強化責任意識，愛崗敬業，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業務、開展業務的基礎上，嚴把質量觀，充分發揮專業技術檔案的利用價值，使專業技術檔案切實服務于醫院專業技術人員及醫院管理部門。與此同時，檔案管理人員還可加強對專業技術檔案作用及價值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發揮專業技術檔案管理工作的實際效益。
（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業技術檔案收集的全面性。醫院專業技術人員的專業技術檔案應包括專業技術人員的基礎材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎材料包括履歷、學歷、學位及各項證書復印件、資格證書、專業技能考核證書等等反映出專業技術人員個人資歷和業務技能水平的材料；任職資格評聘材料則包括專業技術人員的歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業技術人員的工作總結、技術報告、論文成果、科研項目成果、獲獎證書等反映其業績的各類成果材料；考核材料則包括專業技術人員的進修培訓學習情況、工作完成情況、獎懲情況、學術成果報告情況、評定審核情況、領導考核意見等，此外，專業技術人員的各類社會兼職聘書、榮譽證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內。在檔案資料收集的過程中，應充分了解收集的范圍，保證專業技術檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時收集和定期收集有機地結合起來。在平日里，需要歸檔的檔案信息材料應得到及時的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個人手中，只有實現各類文件材料的及時有效歸檔，才能保證其完整性、真實性，真正反映出專業技術人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應積極深入到各個部門及專業技術人員科技活動中，掌握第一手資料，定期對相關材料進行鑒定、整理、歸檔、保存。
（三）加強專業技術檔案管理信息化建設。當前社會進入信息化時代，傳統的檔案管理方式條目分化，內容簡單，效率不高，且難以實現客觀、全面的評價，亟須改進，醫院應與時俱進，逐漸加大信息化建設的步伐，構建統一標準、統一規范、統一口徑的檔案管理系統，從而不斷完善醫院專業技術檔案管理工作。醫院可根據自身實際，構建切實可行的專業技術信息化檔案管理系統，系統的模塊可由幾個部分組成：人員基本檔案、醫務檔案、科教檔案、護理檔案、藥學檔案、醫德醫風及履歷信息檔案等。根據各個系統模塊及內容，以專業技術人員作為主線，導入醫院各個職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓、考試、考核、醫療質量、醫風醫德等相關數據，并予以嚴格控制、審核，形成完整、連續且動態化的檔案數據，形成專業技術人員全過程的動態電子檔案數據庫，不斷推進醫院專業技術檔案的規范化管理，也有效推進了檔案資料的共享及利用。加強專業技術檔案管理信息化建設是改進醫院專業技術人員檔案管理的必然要求，也是實現醫院職工信息集中管理、信息共享、科室協同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復性，促進專業技術檔案的規范化管理，而且還能為醫院領導決策及職工的崗位考核提供有益的依據。
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檔案材料的收集工作是檔案管理工作的一個起始環節，與其他管理環節相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內容。巧婦難為無米之炊。沒有詳盡、齊全的資料來源，就談不上檔案管理。因為不具備查考價值，其他環節就不再具有意義。特別是在信息量幾何級增長，強化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。這就需要不斷以新思維、新方法、新手段，不斷提高檔案管理工作，充分發揮科技手段和科學管理，形成貫穿全過程的質量保障體系，提高檔案管理的質量和水平。
醫院檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，是醫院領導調查研究的一條基本途徑，而搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。但從當前醫院文件材料收集歸檔的實際情況來看，檔案資料存在短缺、不齊全的現象十分突出。有的各種醫療科技成果文件材料長期散失在個人手中，得不到及時的收集整理歸檔；有的記載醫院各個時期工作情況，發展史料，以及職工先進事跡等等資料、素材沒有詳盡的歸檔等等。通過調查發現，造成這種狀況的主要原因有：一是對文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認識不足，有的只注重紅頭文件的收集，而忽略了無文頭、不編號、不蓋章的文件材料的收集，沒有認識到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全，沒有約束機制，科室配合不夠，平時管理工作銜接性差，歸檔制度不健全。三是沒有確定專門的檔案人員進行管理，檔案人員工作因兼職過多，顧此失彼，影響了文件材料的收集。
要切實解決上述問題，確保醫院檔案材料齊全完整，更有效地提供利用，對醫院文件材料收集必須做到以下幾點：
㈠由院辦室組織各處書記、辦公室主任、機關各科室負責文秘工作的人員進行認真學習，提高全員檔案意識和法制觀念。強化宣傳，利用各種會議和黑板報，宣傳文件材料收集，加強檔案管理的重要意義，增強全員的檔案意識；建立健全文件材料收集、歸檔制度，明確要求。對文件材料收集歸檔成績顯著的科室和個人，應給予適當的獎勵；領導要支持檔案人員的工作，對材料收集中發生的問題，要及時幫助解決，確保文件材料收集工作有條不紊。
㈡文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室的緊密配合和協助支持。因此，醫院各科室應通力合作，把文件材料收集工作抓好。各科室要切實落實人員，負責本科室文件材料的收集，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給醫院的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好醫院活動所形成的文件材料的收集，使“賬外”材料的作用得到充分發揮。
㈢檔案人員應把文件材料收集措施落到實處。文件材料收集除了領導重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要主動做好，盡職盡責，認真完成本職工作任務。
一要根據文件材料形成的時間規律主動收集。檔案人員要掌握時間規律，主動、多方位聯系，做到“嘴勤”、“腿勤”，把握文件收集的主動權。利用傳閱文件的時機收集。檔案人員在傳閱文件時，要經常了解各科室是否有人去上級單位開會、聯系工作帶回文件，或者是上級單位把文件直接寄到了科室，一經發現，立即收集登記，避免歸檔時遺漏。主動登門及時收集。如階段工作結束或年度工作完結，檔案人員都要主動上門將所形成的文件材料收集歸檔。
二要及時獲取信息，及時收集。檔案人員要做到“眼勤”、“手勤”，及時收集文件材料。通過收發文之間的相互聯系收集。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
三要把握“三個環節”收集。統一收發環節。凡來往文件，檔案人員應統一拆封、統一登記、統一管理，防止文件材料散失。核稿打印環節。檔案人員要堅持按照行文要求辦事，及時將文件材料收集歸檔。用印環節。凡是本院發的文件材料，檔案人員要通過加蓋公章適時收集文件材料。對一些實在找不到、收不回的有價值應歸檔的文件材料，應列出目錄，向有關科室收集，以此來彌補不足，保證文件材料收集的齊全完整，豐富室藏。
(一)專業檔案的特點
專業檔案是黨政機關、企事業單位及其他社會組織，在某一專業職能活動中形成的具有比較穩定的文種和記錄目的的檔案。具有專業性強、獨立性與現行性強以及動態性強的特點。專業檔案不僅形成規律、內容性質有明顯的專業性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業特點，同時其作用范圍、作用對象和作用時效也有特定的專業局限性；是專業職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現實使用價值，可以相對獨立地支撐有關專業活動，且工作查考期長，查考的實時性、連續性要求高，往往作為立檔單位全宗內相對獨立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數據和信息需要同記錄對象的現實情況保持動態一致，隨著記錄對象的變化隨時補充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業檔案需要由形成部門相對獨立地保管和使用的重要原因。
(二)區縣專業檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區檔案局通過問卷調查方式，對區屬44個立檔單位專業檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調查。經統計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業科室(所屬單位)形成各類專業檔案378種(文種)。根據全區各類專業檔案不同的整理、保管單位統計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業檔案由各單位綜合檔案室統一保管的有180種、由專業檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內容的有47種。整理后，編制紙質檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業檔案中，有查閱控制規定的有324種，僅對當事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業檔案中，沒有具體規定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業檔案作較大范圍的調查，以上調查數據和情況不盡準確，但可以看出，當前專業檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監察等系統尤為突出。
2、整理、編目的規范化程度低。很多專業檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據專業特點和基礎條件自行設計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規定。如設在區縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規定向區縣檔案館移交，其專業檔案則按專業實行統一管理，由市各業務主管部門監督指導。
4：規范和標準工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規范或標準的占38％。其中，許多規范和標準或由上級業務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業務主管部門聯合制定管理規范和標準的情況下，區縣檔案部門無法對專業檔案管理進行有效的監督、指導和服務，并得到立檔單位的認可。
存在上述問題的主要原因，一是專業檔案的數量和內容伴隨著經濟、社會的改革與發展出現了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經驗；二是檔案行政管理部門與各專業主管部門協調不夠，對專業檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現象；三是缺乏對專業檔案歸屬流向的總體設計，導致專業檔案管理中出現了一定程度的無序。
二、關于區縣專業檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區縣屬機關、單位各類專業檔案大量涌現，而檔案歸屬與流向的有關規定不明確、不具體或原來的規定不符合基層業務工作實際，導致各類專業檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業務工作造成很大困難。另一方面，也影響了區縣綜合檔案館館藏結構的豐富與優化。
2、部分區縣行政機關隸屬關系發生變化，由隸屬區縣政府轉為由市業務主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關形成的文書檔案，區縣檔案館一般仍按過去的規定接收，形成機關也比較配合。而對于各類專業檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業主管部門已經設立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業或建設活動為主的檔案”應納入地方綜合檔案館收集范圍的規定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業檔案館的合并，區縣專業檔案歸屬流向的調整和區縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區縣行政區劃整合，還是分門別類按不同級別行政區劃整合，至少在大城市的核心功能區及城市功能拓展區，需要從國家檔案資源配置的全局出發，合理設計、科學規劃和審慎決策。
(二)設計專業檔案歸屬流向的原則
規劃區縣專業檔案的歸屬與流向要在遵循“統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發展原有各級國家綜合檔案館，根據需要適當建立部門檔案館，把國家檔案館網建設成為結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息能力、為社各方面提供優質服務的有機整體”的檔案館設置與布局原則基礎上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶
區縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔維護本行政區各項事業歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠保存價值檔案的終極歸宿。市級專業檔案館是收集、管理某一領域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領域檔案的職能，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要設置。部門檔案館是各專業主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網布局的組成部分，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要在形成專門業務或科技檔案數量大的專業主管部門設置。按照國家現行規定，
部門檔案館中記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當前，針對各類專業檔案大量涌現以及專業檔案在形成、保管、利用上的特點，應合理規劃我市的檔案館網布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責，促進全市國家檔案資源的整體建設和管理。
2、創新專業檔案管理體制，服務現實工作
專業檔案數量龐大、類型復雜、分布廣泛，具有專業性、獨立性、動態性和現實工具性強的特點。應根據專業檔案形成、保管、利用上的特點和業務部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應各類專業檔案管理與建設的需要，更好地為現實工作服務。
(1)由專業檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態性、現實工具性都比較強的專業檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業工作的正常進行。形成科室應承擔積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務，并承擔將其中已失去現實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責，接受本區縣檔案行政管理部門的監督指導。
(2)由專業檔案形成單位的專業檔案室或專業文件管理中心保管的模式。對于形成數量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業人員直接控制和使用的專業檔案，可以成立專業檔案室或專業文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。
(3)由專業檔案形成單位綜合檔案室統一保管的模式。根據歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業檔案，應納入本單位綜合檔案室統一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業主管部門需要按行業整合的專業檔案特別是垂直管理單位的專業檔案，可以按照規定向專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業檔案管理中心和部門檔案館應具備安全保管和充分開發檔案信息的條件和能力，承擔向社會提供檔案利用的職責，保證本行業專業性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業檔案管理體制，是為了扭轉當前專業檔案管理工作出現的無序狀況，更好地服務于現實工作，發揮專業檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務的整體效應。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應由檔案行政管理部門和專業主管部門做出統一規定。同時，無論是采取哪種模式，都應接受檔案行政管理部門的監督指導，并按規定向綜合檔案館移交記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。
3、按地域整合與按行業整合并舉，方便社會利用
實施檔案資源整合是強化檔案集中統一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業整合。對于特大城市而言，城市基礎設施、公用事業以及一些需要垂直管理的專業性工作，往往不是按區縣行政區劃來設置和管理的。對于這些行業形成的檔案資源應當首先按照專業管理的需要進行行業性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區縣檔案館主要應整合本區縣行政區劃內具有行政隸屬關系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區縣行政區劃管理與建設的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統。為加強本行業、本系統管理的需要，縱向系統的檔案資源整合應運而生，專業主管部門的行業性檔案管理機構也將隨之得到強化和發展。面對檔案資源整合新的發展趨勢，各級檔案行政管理部門應當協調各專業主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設的高度，對各級各類專業檔案資源的歸屬與流向進行頂層設計和統一規劃。
三、加強專業檔案管理的幾點建議
(一)加強對專業檔案監督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業務主管部門開展對專業檔案資源的全面普查，在調查研究的基礎上，制定專業檔案資源管理與建設的對策與措施。
普查應著重了解各類專業檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應盡可能詳細、具體，如形成情況應了解每類專業檔案的具體文種、形成部門、年均形成數量、現有數量等；整理情況應了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態管理等；保管情況應了解專業檔案庫房設置、保管條件、管理機構及人員等；利用情況應了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應了解各類專業檔案有無歸屬流向的具體規定、專門檔案館或部門檔案館設置情況、有無銷毀到期檔案的具體規定或處置辦法等；監督指導關系應了解檔案管理部門和業務主管部門在哪些管理環節存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學合理地制定專業檔案建設規劃和管理措施。
2、切實加強對專業檔案的監督管理。專業檔案管理是各行業、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數量龐大、類型復雜、分布廣泛的專業檔案，必須站在國家檔案資源建設的高度，從管理體制、規范標準等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業檔案的特點，切實加強對專業檔案資源的管理與建設。
要針對各類專業檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業主管部門、綜合檔案館與專業檔案館、監督指導機關與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協調、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業檔案管理的政策、法規、規范、標準，推進各類專業檔案管理的標準化、規范化建設，維護專業檔案的連續性和整體性，有效地支持專業活動的正常開展，積極發揮專業檔案的社會作用。要在繼承專業檔案管理成功經驗的基礎上，注重制度創新，根據各類專業檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創新管理理念和模式，既要堅持統一領導、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業檔案的自身屬性和特點，創造有利于各類專業檔案資源建設、管理、利用的新形式。當前加強專業檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設的全局出發，協調各方面關系，全面梳理各類專業檔案的歸屬與流向，落實市、區、縣檔案局(館)和專業主管部門監督、指導、接收專業檔案的職責和檔案形成部門積累、整理、移交專業檔案的職責，推動各類專業檔案管理活動的有序開展。
(二)關于專業檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網布局，合理設計、統一規劃全市專業檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業統一領導、分級管理、條塊結合的層面，構建“結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息的能力、為社會各方面提供優質服務”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設協調發展的格局。
1、設立若干專業檔案館
專業檔案館是按專業設置的，收集和永久保管特定領域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自冶區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統籌規劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。
目前，我市設置的城市建設檔案館，是收集、管理和永久保存城市規劃、建設有關檔案的專業檔案館。還可以根據需要設立若干專業檔案館，收集、管理和永久保存特定領域或者特殊載體的檔案，以加強專業檔案的管理與建設。
2、設立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自治區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關專業主管部門，根據實際情況需要設館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統籌規劃并報同級人民政府批準。
目前，我市設有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設置和布局方案》規定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業務和科學技術檔案數量大的市專業主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規定向市檔案館移交。
可以考慮設立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業主管部門，如工商行政管理局、質量技術監督局、藥品監督管理局、國土資源管理局等部門，設立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，以及由所屬區縣分局形成的需要按行業整合的專業檔案。其所屬的各區縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規定向區縣綜合檔案館移交。
3、在區縣專業主管部門設立專業檔案管理中心
1.1為專業技術人員自身提高提供依據
醫院專業技術檔案管理工作方便了醫院專業技術人員的工作。由于專業技術檔案記下了工作人員的點點滴滴，從他們剛走進醫院的簡歷，到成長期獲得的一些證書、獎項，再到中期的職稱評定、科學研究等都是以檔案為依據的。另外，通過專業技術檔案的整理，可以讓員工發現自身的不足，進行專業技能的提升。
1.2為醫院晉升人才提供參考
由于專業技術檔案包含了專業技術人員的方方面面，所以醫院領導晉升人員的時候，也可以依照專業技術檔案進行篩選，因為這是最有效、最直接的手段。這既體現了醫院領導的公平、公正原則，也為醫院選拔了一批真正優秀的人才。
2醫院專業技術檔案管理存在的問題
2.1對專業技術檔案的重視程度有待加強
不論是醫院的領導還是員工對專業技術檔案的重視程度有待加強。因為專業技術檔案記錄著員工在醫院的一切，它相當于員工工作中的“身份證”，對于員工的職稱評定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用，同時也是醫院的身份象征。但現在不論是領導還是員工都沒有意識到。致使個人專業檔案資料經常出現問題，不是丟失就是損壞，影響了個人的考評和晉升，造成了人力和精力的浪費。
2.2專業技術檔案資料缺乏真實性
目前，由于我國醫療衛生事業的不斷發展，很多醫院引進了大批人才，這就需要對這些人員進行技術檔案管理。但目前在行業中存在一種非常不好的現象，專業技術檔案的管理缺乏真實有效性。很多人員的檔案沒有經過專門部門的審查，僅僅靠的是印象，檔案制定過程中存在虛假現象，專業技術檔案的制定有時只是一種形式。如果不對這種不良現象加以制止，會嚴重影響醫院檔案管理工作的進行。
2.3管理制度不健全
目前醫院管理制度不健全，這是影響醫院專業技術檔案建設的重要因素。這使得醫院的資料整理和收集工作得不到保障，也影響了醫院檔案建設的真實性，甚至造成了技術檔案的丟失。
3加強醫院專業技術人員管理的措施
3.1加強檔案意識宣傳，加快人事檔案管理信息化建設
首先，除了要加強檔案管理制度的建設外，還要做好宣傳工作，加強員工的檔案管理意識，增強員工對檔案管理重要性的認識。其次,在員工做好宣傳工作的同時，還要加強員工對檔案整理方面的要求和知識，從而建立良好的學習環境，促進醫院檔案管理工作的有效進行。最后，要建立統一的包括職工、病人、手術、科研等各項信息的數據庫系統，并按照數據庫的格式分類整理存放，通過數據庫進行分析整理，歸納總結，使得研究人員能夠減少工作量，加快成果的轉化。
3.2完善醫院檔案管理制度
要想加快醫院信息化管理的建設進程，完善醫院的人力資源檔案管理是必不可少的一項重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎性工作,這就要求各醫院要根據經濟社會的發展狀況以及醫院的實際情況,不斷修改完善醫院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現代化的管理系統,并制定符合實際發展需要的規章制度,進行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發和利用。
3.3規范專業技術人員業務檔案資料管理
每個人的業務資料檔案都關系著其個人的發展進步,如果業務資料檔案出現問題,其個人的發展進步就會受到很大的影響。因此,業務檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫院應當建立規范的業務檔案資料管理制度,按照流程仔細對檔案資料進行核對,同時密切與相關部門的聯系交流,確保業務檔案資料的及時準確、真實可靠。為了不出現以次充好、欺上瞞下的現象,醫院還要教育監督檔案管理人員嚴格按照規章制度進行業務檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時符合規定。最后，還要規范檔案資料的借閱制度,防止出現以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業務檔案的流失,確保業務資料檔案的安全。檔案管理人員對專業技術人員的檔案進行管理時，首先要樹立嚴謹的工作態度。同時，要和各部門保持密切的聯系，這樣才能保證資料的及時更新。另外，在材料的復印件上要印上公章，確保材料的真實性。
4小結
關鍵詞：基層專業檔案；管理問題；對策
基層專業檔案的存在，是檔案工作直接服務于基層的基礎環節，對其進行合理的管理，可以很好地實現對于基層的了解，更好的將信息進行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進行合理的發揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進行分析，有針對性的制定解決策略，進而實現對于基層專業檔案的管理和利用，更好的實現其存在價值。
1 基層專業檔案管理混亂的原因分析
1.1 普遍原因分析
基層專業檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質差距較大，在管理制度上也沒有進行統一，導致基層專業檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領導，并沒有對于基層專業檔案的存在進行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴重破壞，并且由于沒有專業的管理以及規范，對于基層專業檔案出現的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責沒有進行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業檔案管理工作的進行，給檔案管理工作的混亂提供了契機。
1.2 稅收檔案管理問題分析
稅收檔案主要是指各個國家機關、政府以及村鎮之間與稅收有關的各個環節形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機關在進行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權利時形成的稅收檔案，主要包含的人口統計以及企業納稅監管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：
（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進行篡改的問題較為嚴重，對數的問題出現是由于受到個人利益驅使，是為了增加個人的經濟利益，做出的損害國家利益的行為。
（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監管部門進行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進行的過程中，并沒有設置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現，在進行交接的時候，往往沒有辦法進行正常的交接。
1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析
行政單位有單一職能的單位，也有復雜功能的單位，他們經政府授權以后，從事的都是政府某一項專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業，也能夠實現專事專管和條線交流的目的，所以很少出現專業檔案積壓和隨意毀棄的現象。而對于綜合性辦公機構，比如政府辦、發改委等這樣的機構，管理的往往是一個地區的綜合性事務，這些事務多數是政策性事務，一項工作結束以后很少具有連續性，所以有些政策性工作結束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結到某一門類而移送到檔案管理部門進行管理。因此，在實務中出現了混亂放置甚至隨意丟棄的現象。
1.4 法律檔案問題分析
（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業的法律機關形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機關，因此在管理上能夠具有系統性和規范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關系進行篡改，還有人可以對公安機關從事的戶籍管理檔案進篡改，嚴重影響了社會秩序。
（2）行政部門和自治機關形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機構，從事管理的人員多為社區人員或者普通的社區民警，他們往往缺少責任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內容的情況。
1.5 病歷檔案的管理問題分析
病歷檔案是指一個人在就醫等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業檔案的重要部分，也是近些年產生糾紛的主要檔案形式。在目前的規范體系下，病歷檔案的管理責任屬于醫院，但是并沒有規范具體的執行主體，由于病歷檔案的復雜形式和形成環節的多樣性，其保管責任更加不清晰。在當前，病歷檔案管理主要由醫生和出具專業檔案的人員進行，然而，由于這些人都是從事醫療一線的人員，將主要精力都放在了醫療上，因此不能對病歷檔案進行有效的管理，出現了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發生了出賣病歷檔案的情況。
2 做好基層檔案管理工作的對策分析
2.1 做好宣傳教育工作
發揮現代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實發揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務理念，基層單位其他部門及人員，應積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時主動的送交相關檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應做到自覺保護檔案完整與安全，并在用后及時歸還。
2.2 加強檔案管理的法制化
一方面，應全面樹立依法治檔的理念，加強檔案管理人員對于《檔案法》的學習與掌握，并要以《檔案法》為依據，建立完善的檔案管理制度體系，規范檔案管理工作中的各項行為，明確對檔案管理違規違法行為的處罰辦法，對于嚴重失責的行為應堅決以制度予以追責，從而在法律與制度的約束與指導下，保證檔案管理工作的良好開展。
2.3 加強檔案管理信息化建設
應結合時展的趨勢，加強對檔案管理信息化的建設，加大投入完善信息化管理軟硬件系統，利用信息化技術的優勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時也要加強對信息化檔案管理人才的培養，加強對現有工作隊伍的信息化技術培訓，提高檔案管理隊伍成員的綜合素質與管理能力，并要加強對檔案管理綜合型人才的引進，提高人才在檔案管理隊伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統功能優勢的良好發揮。
3 結論
基層的專業檔案包含種類較多，所以在管理中較為復雜，其分布面太廣，給統一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規范的流程以及模式，所以在進行管理的時候，很多管理人員會由于無據可依，在管理中態度敷衍，最后給基層的專業檔案管理帶來很不好的負面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴重影響了管理工作的有序、穩定進行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴重的不良影響。所以在對于基礎專業檔案進行管理的時候，要不斷的加強管理的力度，盡快的增強基層專業管理的規范合理化，盡可能的將負面的影響進行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。
參考文獻
